将档案管理工作细化

2018-10-31 14:35

监理日记记录了整个监理过程,它是反映工程进展情况的重要资料,必须与现场实际情况相结合来记录。要确保监理日志的连续性、完整性,需做好以下几方面:

总之,监理档案资料的整理,需要在平时的监理过程中稳步、持续的开展,由于工程性质的不同,监理资料的复杂性、繁琐性、专业性各异,因此,要做好最终监理资料的归档、移交工作,仅仅依靠专职档案管理人员一人的力量是远远不够的,必须监理项目部内部所有的人员齐心合力,在监理过程中明确分工,各司其职,才能确保公路工程竣工档案的完整、准确、系统,顺利、圆满完成档案资料的最终上交。

第四,档案资料在工程建设完成之后,在使用、维修过程中同样有着有利的技术依据。

(一)资料整理工作划分

文件材料的整理必须按照施工中档案形成的规律,尽量维护其在的历史上固有的来源、时间、内容和形式等方面的有机联系,保持文件材料的原始性、准确性、系统性、完整性。

2、公路工程设计文件由建设单位负责组卷。

根据档案资料管理工作的特殊性,为确保资料整理工作的连续性和系统性,要求监理单位在开工伊始就要设立专职档案资料管理人员,专门负责本项目监理部全部档案资料的管理,其具体工作是:

(四)实行计算机辅助管理操作系统

2、管理性文件。如监理工作指令、开工令、停工令、复工令、备忘录、会议纪要、监理日志以及与有关单位的来往文件等,按阶段、问题分类整理组卷。

三、加强组织领导,落实职责分工。

3)对各专业监理文件、资料的形成、积累、组卷和归档进行指导、监督和检查;

[3]班善林,王维棣.探讨监理资料员在施工中的定位和作用[j]. 建设监理.2004.(7)

3、公路工程施工阶段形成的文件材料,由施工单位负责组卷。

2、确保文件材料的齐全和完整。由于高速公路建设过程中形成的文件材料具有内容差异性大、收集归档周期长等特点,要求档案管理人员要加强资料的及时收集和规整工作,确保工程与施工进展同步,杜绝在工程竣工后许多文件材料残缺不全或原始资料遗失。 (三)加强责任分工,确保监理日志的连续性、完整性。

【关键词】公路工程;监理;档案;整理

5、监理日志:监理日志、监理人员所负责的工地及其职责范围内的主要工作都应记录。监理日志按时间先后顺序单独组卷。

发布时间:2017-07-12 14:45:30

7、过程控制资料,包括材料检验记录、现场施工旁站和巡视记录、工序验收记录、整改工程检查记录、监理独立抽检、抽查试验等,按分项分部工程排序单独组卷。

参考文献

1、由于监理资料主要形成于整个施工监理过程,因此,在监理过程中,监理项目部就应该积极加强引导,实行明确责任分工,严格档案管理制度,将档案管理工作细化,做到职责分明。

【摘 要】档案资料整理工作历来在工程建设中必不可少,档案资料作为工程项目施工过程的形象载体,有着重要的保存、查考和利用价值。而监理单位是工程质量主体之一,对工程质量终身负责,因此,做好监理资料的规整,不仅仅是监理工作的需要,更是责任所在。根据本人在滨德高速公路项目中对监理档案资料的整理工作实践,认为要做好公路工程监理资料的整理工作,必须从以下几个阶段入手。

5)按照相关档案管理的法律和法规,编制、汇总监理项目的档案目录和清单,并负责最终档案资料的移交。

根据档案资料整理办法要求,公路工程项目竣工文件材料的收集、整理与组卷按下列分工:

6、监理月报,包括工作概况、工程进度、工程质量、工程费用及支付情况、工程延误及主要原因、存在问题或困难、重要纠纷和争论、异常天气情况等,按年度组卷。

8、影像资料:随着工程进度应不断的保留各施工阶段的图片资料,以便对各阶段的施工情况核查。

首先,监理资料是评定工程质量、竣工交付使用的必要条件,作为工程项目竣工验收备案前必须审查的档案材料。

在整个公路建设过程中,现场监理内业资料是项目实施过程中对工程监督管理的原始记录,有着极其重要的作用,具体体现在以下几个方面:

[2]周红梅:浅谈工程建设监理档案的管理[j]. 河北水利.2009.(6):4

加强档案资料工作的管理是工程监理的客观最直接的需求,在监理业务档案的管理方面,需建立健全档案资料组织管理体系,明确管理原则和人员管理职责,真正实现档案收集、管理与工程建设同步。

7、声像(照片)档案由形成单位按时间整理组卷。

2)负责收集本监理项目自身形成的需监理归档的资料,如监理规划、监理实施细则、监理月报、会议纪要、通知和指令等;以及在监理过程中形成的,监理单位下发的各类质量、进度、费用、安全环保等控制性的整改要求及记录等;

5、科研课题文件材料由承办单位负责收集、整理。

4、工作性文件,包含工程质量控制、计量管理、进度控制、技术管理、工程变更、计量支付、合同管理等文件,均要分别单独组卷。

1、往来文件。如监理工程师与建设单位、施工单位等单位之间的有关质量、进度和费用,以及合同管理的往来函件和报告等,均应分类编号归档保存。

1、项目准备阶段的工程管理性文件和交、竣工验收阶段形成的文件,由交通主管部门和建设单位等承办机构负责收集组卷。

4、公路工程监理工作形成的监理文件材料由监理单位负责组卷。

(二)资料整理内容和分类

四、确保及时整理,真实完善,分类有序

计算机技术的应用,一方面可以弥补传统档案工作中存在的效率低,受人为因素影响大等缺陷;另一方面可以减少损害,保护原件。

4)督促施工单位严格做好施工资料的归档、移交工作,按照国家和地方档案管理的要求做好资料归档工作;

3、依据性文件。如监理规划、监理实施细则等,在文件形成后连同批复文件成套一并组卷。

一、充分认识工程项目监理资料整理工作的重要性

第三,顺利、准确、完整、系统的做好竣工资料的整理,是工程验收工作中的重要内容之一。

[1]段宝方.建设监理档案的构成和管理[j].档案学通讯.2002.(3):37-38

二、明确资料整理分工,加强资料分类管理。

在滨德高速公路项目档案管理工作中,就充分运用了档案管理工作软件,采用分类上传,统一模板,自动生成资料文件目录的形式,不仅仅节省了资料人工录入、整理的时间,而且提高了资料收集、加工和利用的水平,更保证了资料的准确性、完整性和系统性,并方便对施工过程中的数据资料及时进行检索,加快了工作效率,为滨德高速公路的档案整理工作提供了有力支持。

(二)做好预立卷工作,保证资料的全面、完整。

3、应把监理资料的记录和管理纳入人员绩效考核范围,从每个监理人员负责的监理资料质量,来评估监理人员的工作质量,适当时候可考虑与经济挂钩,效果会更好。

(一)设置专职档案管理人员

第二,它充分反映了监理在施工过程中对加强质量控制、投资控制、进度控制以及合同管理等方面所做的工作。也是对监理工作各项控制与管理工作的重要依据和文件凭证。同时可作为日后各类纠纷问题的原始依据。

加强预立卷管理工作,在项目的一开始,各单位就应该按照编制办法做好文件材料的预立卷,对于搞好公路竣工文件档案工作具有重要作用。

1、要及时、真实、有序做好资料整理,就要从第一次工地例会上强调工程资料的重要性,根据项目需要,及时建立起资料收集整理的大体框架,并把监理规范中的监理工作的基本表格提供给施工单位,要求按规定做好报验程序,确保各项施工资料必须真实、合格的原则。

作为资料,很多具有较强的时效性,特别是规定了具体时间的指令性文件,资料的时效性显得尤为重要。因此要做好资料的收集整理工作,必须要做到及时整理,及时保存。此外,真实性作为资料的第一要素,要求所有归档资料要真实、公正、客观的反映施工全过程,这不仅仅是对所监理项目的负责,更是对自己工作的负责。

1)负责搜集、整理建设单位、设计单位等向监理单位提供的有关文件材料等;

6、交通安全设施、机电系统项目文件材料由负责的施工单位负责收集、整理。

2、监理项目要制定专门的资料交接制度,如监理人员如有更换,需提前做好工作交接,及时、全面的做好各项记录,确保归档资料的连续、完整。